TUGAS SIA ( MINGGU KE 4)

4. PEMPROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

4.1 Kebutuhan Akan Pengendalian

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui  pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan. Oleh karena itu pengendalian sangat di butuhkan dalam proses pengendalian sebuah transaksi.

4.2 Elemen-Elemen Struktur Pengendalian Intern

• Lingkungan Pengedalian

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. pengendalian internal vc pengendalian manajemen: 1. pengendalian internal a penegnedalian manajemen terdiri dari pengendallian intern dan ekstern b. lebih nekenkankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen untuk mencapai tujaun c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.

2. pengendalian manjemen a. mengendalikan terrdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi b. menekankan pda pengendazlian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan melakukan pecatatan akuntansi memeadai c. meliputi akkuntansi meningkatkan efektifitas dan efesiensi dan taat pd hukum yang berlaku.

• Penilaian Resiko

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

• Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut: Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib, Pelimpahan tanggung jawab, Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait dan Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

• Pemantauan

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

• Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

4.3 Alat Pengendalian pemprosesan transaksi.

• Manajemen, manajemen bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mnyelenggarakan secara efektif pengedalian intern organisasinya. Dalam hal ini manajer puncak bertanggung jawab untuk mencipatakan atmosfer pengendalian di tingkat puncak, agar kesadaran terhadap pengendalian intern menjadi tumbuh diseluruh organisasi
• Dewan Komisaris dan Komite Audit, dewan komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan nenyelenggarakan pengendalian intern. Sedangkan fungsi dari komite audit berdampak terhadap auditor diantaranya ialah menunjuk auditor, membicarakan lingkup audit dengan auditor, meminta audit melaporkan hasil auditnya, dan mereview laporan keuangan dan hasil audit yang telah dilakukan auditor.
• Personel lain entitas, personel ini memiliki peran dan tanggung jawab menyediakan dan mnggunakan informasi yang dihasilkan pengendalian intern dan harus mengkomunikasikannya dengan baik agar tidak timbul masalah karena ketidakpatuhan terhadap pengendalian intern.
• Auditor independen sebagai bagian dari prosedur audi. Namun auditor independen tidak dapat diharapkan dapat menyatakan pendapat atas efektifitas pengendalian intern kliennya.
• Pihak luar lain, pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian intern entitas adalah badan pengetur (regulatory body), seperti bank Indonesia dan bapepam. Badan ini yang mengatur persyaratan minimum pengendalian intern yang harus dipenuhi oleh suatu entitas dan memantau kepatuhan entitas terhadap persyaratan tersebut.

4.4 Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

Pertanyaan :

1. Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yng umum antara lain ?
     a. biaya-biaya berlebihan                          c. kehilangan aktiva
     b. pendapatan menurun                            d. semua jawaban benar

2. Siklus-siklus apa saja yang terdapat pada tujuan dan pengendalian siklus transaksi, kecuali ?
    a. siklus pendapatan                                   c. siklus keuangan
    b. siklus pemborosan                                  d. siklus pengeluaran

3. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan adalah pengertian dari ?
    a. siklus keuangan                                       c. siklus produksi
    b. siklus pendapatan                                   d. siklus pengeluaran

4. Konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premis utama yaitu ?
5. Sebutkan tugas-tugas pokok yang terdapat dalam system akuntansi ?

Jawaban :

1. D. Semua jawaban benar
2. B. Siklus pemborosan
3. D. Siklus pengeluaran
4. Tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai
5. Mengumpulkan, Menganalisa, Mencatan, dan Melaporkan

Refrensi :

http://anissa-k.blogspot.com/2012/05/sia-dalam-proses-transaksi-dan-struktur.html

http://gudangmakalah.blogspot.com/2009/04/makalah-pemrosesan-transaksi-dan_10.html

TUGAS SIA ( MINGGU KE 3 )

3.    PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

3.1 Arus transaksi

 

 
contoh Arus transaksi perusahaan manufactur
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.
Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

Perusahaan Manufaktur Perusahaan Dagang
- Pendapatan Pendapatan
- Pengeluaran pengeluaran
- Produksi Manajemen Sumberdaya
- Keuangan laporan keuangan
Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.
Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnia
Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan denga perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem-sistem aplikasi. Sistem aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara logis. Siklus pendapatan perusahaan umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Siklus pengeluaran umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, hutang dagang, dan penggajian. Siklus produksi mencakup sistem-sistem alikasi yang meliputi pengendalian dan pelaporan produksi, akuntansi biaya produksi, pengendalian persediaan, dan akuntansi kekayaan. Siklus keuangan perusahaan mencakup sistem aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian dan manjemen kas, manajemen hutang, dan administrasi pensiun karyawan. Sistem informasi akuntansi dirancang dan diimplementasikan bukan hanya untuk memproduksi saldo buku besar dari laporan keuangan yang disajikan, tetapi juga menghasilkan beragam informasi manajemen dan operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi

3.2 Komponen-komponen sistem pemrosesan transaksi

o Masukan
Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
o Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
o Penyimpanan
Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.
Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.
 Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
o Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3 Perancangan sistem tata buku berpasangan
- Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
Sifat dan tujuan organisasi
Karakteristik struktural dan fungsional
Tata letak fisik, produk dan jasa
Orang yang mengoperasikan sistem
- Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
Mereview karyawan operasional dan manajemen.
Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

3.4 Sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi
• Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

• Tujuan pengkodean :
o Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
o Meringkas data
o Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
o Menyampaikan makna tertentu
o
• Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
o Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
o Kode Angka Blok (block numerical code)
o Kode Angka Kelompok (group numerical code)
o Kode Angka Desimal (decimal code)
o Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)

3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan.

Pertimbangan-pertimbangan dalam perancangan formulir dan penyimpanan pencatatan..
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Pertanyaan :

1.      Sebutkan komponen-komponen system pemrosesan transaksi ?

2.      Apa yang dimaksud keluaran pada komponen system pemrosesan transaksi ?

3.      Sebutkan contoh dokumen keluaran yang dihasilkan oleh system ?

4.      Model dasar akuntansi berpasangan berisi 3 rekening yaitu ?
a. Modal, Aktiva, Saham                     c. Utang, piutang, giro
b. Aktiva, Utang, Modal                      d. Modal, Saham, piutang

5.      Tujuan pengkodean pada system kode Akun untuk pemrosesan transaksi, kecuali ?
a. Meringkas data
b. Menyampaikan makna tertentu
c. Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
d. Semua jawaban benar

Jawaban :

1. Masukan, Penyimpanan, Keluaran
2. Dokumen apapunyang dihasilkan oleh system
3. Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional
4. B. Aktiva, Utang, Modal
5. D. Semua jawaban benar

Refrensi :

http://ferraardilla.blogspot.com/2011/11/pengenalan-pemrosesan-transaksi.html

TUGAS SIA ( MINGGU KE 2 )

2. TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

2.1 Penggunaan teknik – teknik sistem

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
  Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
  Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
  - Pengawasan Lingkungan
  - Sistem Akuntansi
  - Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

• Pengujian Ketaatan
  Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
  Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja
  Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
  Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

•  Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

2.2 Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a. dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b. Mendesain sistem baru
  c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1. Dokumen flowchart
  2. Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau    kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu      proses transformasi.
  c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah  kanannya.
  d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  Bagan IPO :
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga  dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  Bagan HIPO :
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian    tergantung dari kebutuhan pemakai).

Pertanyaan :

1. Apa tujuan dari pengujian ketaatan pada penggunaan teknik-teknik system dalam auditing ?
2. Apa yang dimaksud dengan evaluasi struktur pengendalian intern ?
3. Mencakup apa sajakah implementasi system pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system ?
4. Sistem apa sajakah yang terdapat pada penggunaan teknik system dalam pengembangan system, kecuali ?
   a. Analisis system                    c. Menganalisa sistem
   b. Desain system                     d. Implementasi system
5. Bagan–bagan apa saja yang terdapat pada teknik-teknik system ?
   a. Bagan arus (flowchart)       c. Jawaban a dan b benar
   b. Bagan arus dokumen          d. Jawaban a dan b salah

Jawaban :

1. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi melalui efektifitas dan menguji     kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi
2. Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai
3. Mencakup aktivitas actual dan mempraktekkan desain system yang telah dibuat
4. C. Menganalisa system
5. D. Jawaban a dan b benar

 Refrensi :

  http://siswaddi.wordpress.com/2010/10/14/teknik-dan-dokumentasi-sistem/